微型企業草創之初，大都將資源重心應用在創造最大業務營收，而在一些內部行政作業上，皆以人工土法煉鋼方式將就而行。尤其是以資訊系統（工具）使用的取捨，永遠是微型企業主心中難以言喻的痛。

　傳統的資訊系統概念，皆以採購套裝應用程式、模組化資訊系統為主，企業需要具備相關硬體設備、維護人員、網路等基本設施，以上對微型企業都是不小的負擔。

　隨著網路連線及行動載具的大量普及，各類型的雲端服務正是可以協助微型企業解決上述建置使用資訊系統（工具），來提升企業內部行政作業的效能。

　時常遇到人在外跑業務、拜訪廠商、拜訪客戶時，臨時遇到需要傳公司產品型錄、報價單、合約文件、計畫簡報給公司同仁、廠商，以及客戶，卻面臨檔案不在身邊，也未攜帶筆電出門。這時只要手邊的行動載具，如平板電腦或智慧型手機結合雲端服務，即可輕鬆達成文件的儲存與分享。

　此篇將以雲端文件儲存分享及文件協同工作平台兩部份來介紹。

　一、雲端文件儲存分享─只需事先輕鬆以電子郵件註冊一個帳號，在辦公室使用電腦安裝其提供的程式來設定分享資料或是檔案，即可隨時同步更新電腦中所指定的資料及或檔案。

　例如：DROPBOX可使用現有的電子郵件來申請登入。基本提供2G容量空間但可以透過參與各項活動來獲得免費的儲存空間。像是闖關活動一般有趣，有瀏覽DROPBOX新手指南、邀請好友、匯入FACEBOOK或TWITTER聯絡人等，偶爾還會不定時推出限時活動，來鼓勵使用者參加以獲得更多存空間。

　如需同步備份電腦中的重要資料，也可以安裝應用程式來設定同步備份至雲端。還提供可將手機的相機功能所拍攝的照片同步雲端資料夾，真的是設定操作接容易上手的好工具，且可以跨多個電腦系統與手持裝置。

　二、雲端文件協同工作平台─上述雲端文件儲存分享檔案僅供已上傳的檔案分享，無法在雲端編輯新文件來作分享。

　如遇到需要立即修正，或是與多人協同編修新文件時，則需使用雲端文件協同工作平來達成。

　1.雲端硬碟─例如GOOGLE雲端硬碟，只需註冊GMAIL電子郵件及可輕鬆使用。除了檔案分享外，也可在雲端新增文件、試算表、簡報、表單等，非常容易使用。文件編輯得介面皆與Microsoft Office 2003版的操作介面使用習慣接近，使用上沒有問題。

　尤其是可利用建立表單方式，快速建立與客戶的互動，例如：客戶聯繫清單、訂購單、意見回覆等。也可做為內部流程行政表單使用。最方便的是表單所填寫的資料，可以設定連結至試算表檔案，待有資料從表單中被送出後，自動填入所指定的試算表之中，隨時可從試算表來檢視、列印或分析作圖表等工作，方便又省力。

　GOOGLE雲端硬碟的儲存容量與GMAIL、GOOGLE+相片共用，總容量為15G免費儲存空間。其中，GOOGLE雲端硬碟所上傳的單一檔案容量限制在10G以內。

　2.ONE DRIVE─ONE DRIVE是Microsoft之前提供的SKY DRIVE的新一代雲端服務平台，現在名為ONE DRIVE。除了提供檔案分享之外，也提供雲端線上新增、編輯文件、試算表、簡報等。

　如果電腦中有安裝Microsoft Office中的ONENOTE筆記本應用程式，也可以透過ONE DRIVE快速共用編輯ONENOTE來快速蒐集市場最新資訊與創意新點子！

　ONE DRIVE提供免費儲存空間為7G，但可透過推薦好友，設定手機相簿同步備份、設定電腦同步備份等活動，額外取得更多的雲端儲存空間。

　簡單介紹幾個好用、容易上手的雲端服務，微型企業可以利用上述的雲端功能，快速將企業內部文件分類整理再雲端平台，隨時隨地都可以透過雲端分享、共用企業內部檔案，以提升內部的行政工作效能。另一方面，也可快速提供合作廠商、客戶最迅速的貼心服務，來協助微型企業快速爭取最佳業績！

　（本文作者為微型及個人事業支援與輔導計畫顧問）